‘t Gilde Stadswandeling Arnhem, Privacy-verklaring

Privacy en bescherming van persoonsgegevens

’t Gilde Stadswandeling Arnhem (hierna ’t Gilde) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen iedereen hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacywetgeving (GDPR / AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook gevolgen voor ‘t Gilde.

Privacy statement en privacybeleid

In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ’t Gilde.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over iemand zeggen. Bijvoorbeeld de naam, het adres, de leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook de voornaam samen met de geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt ‘t Gilde persoonsgegevens?

‘t Gilde verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn gegevens van:

-          Gidsen en anderen die actief zijn binnen ’t Gilde
-          Oud-gidsen
-          Mensen en bedrijven die aan een wandeling of rondleiding van ons hebben meegedaan of (mogelijk) willen meedoen, hierna “gasten”.
-          Mensen met wie we vanuit ’t Gilde een (werk-)relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad, hierna “andere relaties”.

Welke persoonsgegevens verwerkt ’t Gilde?

Van mensen die actief zijn of actief zijn geweest legt ’t Gilde vast

-          de voornaam
-          de naam
-          het adres
-          het emailadres
-          telefoonnummers
-          de geboortedatum
-          een foto
(als iemands foto op het publieke deel van de website wordt geplaatst, gebeurt dat alleen met diens toestemming).

Van de gasten

-          naam, adres en woonplaats
-          telefoonnummer en emailadres
-          bijzonderheden, van belang om de wandeling zo goed mogelijk te kunnen laten aansluiten bij hun wensen; dat kunnen ook bijzondere persoonsgegevens zijn, zie hierna.
-          soms ook een foto die op de website wordt gepubliceerd om bezoekers van onze website een indruk te geven van onze wandelingen
           (voor deze publicatie wordt steeds bij het maken van de foto’s expliciet toestemming gevraagd).

Van de andere relaties:

-          naam, adres en woonplaats
-          telefoonnummer en emailadres

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van mensen die actief zijn of actief zijn geweest binnen ’t Gilde worden beheerd door de coördinator, die vanuit en/of namens het bestuur het eerste aanspreekpunt voor de gidsen is, in samenwerking met de webmaster.

De gegevens van de gasten worden beheerd door de (plaatsvervangend) coördinatoren die de contacten met de gasten onderhouden.

De gegevens van de andere relaties worden beheerd door de secretaris.

Waarvoor verwerkt ‘t Gilde persoonsgegevens?

’t Gilde verwerkt alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is om zijn doelstelling te realiseren: het verzorgen van wandelingen en rondleidingen in Arnhem en omgeving en het wekken van belangstelling daarvoor.

Van alle gidsen en oud-gidsen hebben we persoonsgegevens nodig. Om vanuit de organisatie van ’t Gilde en tussen de gidsen onderling contact te onderhouden en bijvoorbeeld afspraken te maken over het verzorgen van wandelingen en rondleidingen. En om iedereen te informeren over nieuws over en rond ’t Gilde, over activiteiten die georganiseerd worden.

Ook zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen, verslaglegging e.d.

Van de gasten en de andere relaties worden de gegevens geregistreerd om de organisatie van ’t Gilde goed te laten draaien.

Verwerkt ‘t Gilde ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

‘t Gilde verzamelt geen persoonsgegevens over personen die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij we toestemming hebben van ouders of voogd.

Ook andere bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerken wij niet. Tenzij dat nodig is om een rondleiding helemaal volgens de wensen van onze gasten in te richten. We doen dat alleen als we daarvoor toestemming hebben van de desbetreffende persoon.

Hoe gaat ‘t Gilde met de persoonsgegevens om?

De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen ‘t Gilde of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Wie kan er bij de persoonsgegevens?

De gids kan zelf bij zijn persoonsgegevens. Door in te loggen op het gidsengedeelte van de website kan hij of zij alle gegevens die op hem of haar betrekking hebben, terugvinden en bewerken.

Ook elk ander die binnen ’t Gilde actief is, kan die gegevens raadplegen.

De webbeheerder kan de gegevens ook muteren.

Gegevens van de gasten kunnen worden gemuteerd en geraadpleegd door de coördinatoren en de penningmeester, ieder voor de uitoefening van zijn of haar taak.

Ook worden de gegevens van de gasten verstrekt aan de gids voor zover die ze nodig heeft om de wandeling zo goed mogelijk en in overeenstemming met de behoeften en de wensen van de gasten te kunnen verzorgen. In de vrijwilligersovereenkomst is vastgelegd hoe de gids met deze gegevens (zorgvuldig) omgaat.

Gegevens van de andere relaties worden ook door anderen uit of namens het bestuur gebruikt voor zover dat nodig is voor het onderhouden van de functionele contacten. Zij nemen die gegevens dan op in hun persoonlijke lijst van contacten en gaan daar zorgvuldig mee om.

Ook aan gasten verstrekken wij persoonsgegevens (telefoonnummer van de gids). In de algemene voorwaarden is opgenomen dat deze alleen gebruikt mogen worden voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt (om als dat nodig is rechtsreeks contact met de gids te kunnen opnemen).

Waar worden de persoonsgegevens bewaard

De bestanden met persoonsgegevens worden bewaard in Google-Drive, op het besloten deel van de website van ’t Gilde www.wandeleninarnhem.nl, en op de persoonlijke computers van de betrokken bestuursleden.
De bestanden zijn zo nodig beveiligd met een wachtwoord.

Uitwisseling van persoonsgegevens

‘t Gilde wisselt geen gegevens uit met externe partijen.

Hoelang worden persoonsgegevens bewaard?

Gegevens worden bewaard zolang zij nodig zijn voor de werkzaamheden en activiteiten zoals hiervoor omschreven.
Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is ’t Gilde gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

’t Gilde gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone van de bezoeker. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en het gebruiksgemak van de bezoeker. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld de voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Daarnaast plaatsen we analytische cookies die uitsluitend worden gebruikt om website-statistieken te maken.
De bezoeker kan zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast is het mogelijk alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser bij het verlaten van de website automatisch te verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ‘t Gilde en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken, op uw verzoek.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door ‘t Gilde kan iedereen terecht bij de voorzitter van ’t Gilde, (onder meer) bereikbaar via het emailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

‘t Gilde wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Datalekken

Ondanks de grote zorgvuldigheid die ’t Gilde betracht bij het verwerken kan het voorkomen kan zich een datalek voordoen. Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens ‘t Gilde verwerkt, zonder dat dit de bedoeling is van ‘t Gilde. Onder een datalek valt niet alleen het vrijkomen (lekken) van gegevens, maar ook onrechtmatige verwerking van gegevens.

Ieder die van een dergelijk datalek op de hoogte raakt, wordt verzocht dit zo snel mogelijk te melden bij de bij de voorzitter van ’t Gilde, (onder meer) bereikbaar via het emailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Wijzigingen privacybeleid

‘t Gilde behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Als dat gebeurt zullen die wijzigingen binnen 1 maand nadat het bestuur daarover een besluit heeft genomen, worden gepubliceerd op de website van ’t Gilde www.wandeleninarnhem.nl.